Formatvorlage bearbeiten am Beispiel von "Standard"

Die Formatvorlagen benötigen Sie grundsätzlich zur Formatierung. Rufen Sie diese im Reiter START -> "Formatvorlagen" an dem kleinen Pfeil rechts unten auf.

Die Formatvorlagen öffnen sich üblicherweise rechts am Bildrand. Achten Sie darauf, dass unten bei "Vorschau aktivieren" ein Häkchen gesetzt ist. Falls das Häkchen dort nicht gesetzt ist, setzen Sie es. So sehen Sie gleich, in welcher Schriftart und -größe Ihre jeweilgen Formatvorlagen angelegt sind.

In den Formatvorlagen von Word finden Sie alle Formate Ihres Textes. Wie man mit Formatvorlagen arbeitet und auch noch mehr aufrufen oder neue erstellen kann, finden Sie in unserer Rubrik Text formatieren.

Weisen Sie nun Ihrem Standardtext (das ist der normale Fließtext Ihrer Datei) die Formatvorlage "Standard" zu. Dies können Sie auf 2 Arten tun:

1. Sie klicken irgendwo in den Absatz Ihres Textes hinein und klicken dann auf das Wort "Standard" in den Formatvorlagen. Ist die Formatvorlage "Standard" bereits zugewiesen (das sollte sie sein), sehen Sie das an der blauen Umrandung von "Standard" in den Formatvorlagen.
2.  Sie markieren mehrere Absätze gleichzeitig und klicken dann auf die Formatvorlage "Standard".

Beides wird vermutlich unnötig sein. Kontrollieren Sie mehrere Absätze nacheinander, ob die Formatvorlage Standard blau umrandet ist. Üblicherweise ist das die Grundeinstellung. Sie müssen sie nur neu zuweisen, wenn Sie den Text bisher manuell bearbeitet haben. Sonst übernimmt Word Ihre neuen Einstellungen nicht.

Gelangen Sie zu einer Überschrift, erhält diese die Formatvorlage "Überschrift". Die Nummer dahinter bezeichnet die Hierarchieebene der Überschrift. "Überschrift 1" ist z.B. stets die Kapitelüberschrift, "Überschrift 2" die diesem Kapitel zugewiesenen Überschriften usw.

Der Standard in Word für die Formatvorlage "Standard" ist Calibri in Schriftgröße 11, Zeilenabstand einfach und linksbündiger Ausrichtung. Zwischen den Absätzen gibt es außerdem keine Abstände.

Dies kann man in der Formatvorlage selbst alles ändern und das wird dann auf alle Textteile angewendet, denen Sie die Formatvorlage "Standard" bereits zugewiesen haben.

Gehen Sie dafür auf den Pfeil rechts in der Formatvorlage "Standard" und klicken Sie dann im Auswahlmenü "Ändern" an. Es öffnet sich ein neues Fenster.

In diesem Fenster können Sie nun die Schriftart einstellen (Arial oder Times New Roman), die Schriftgröße (11 oder 12) und die Farbe (Automatisch).

Achten Sie darauf, dass unten im Fenster bei "Automatisch aktualisieren" (sofern das angezeigt wird) kein Häkchen gesetzt ist.

Für den nächsten Schritt (ohne Bild) rufen Sie links unten im Fenster auf "Format" auf und klicken dann auf "Absatz".

Es öffnet sich wieder ein neues Fenster.

Oben (gelbe Box) stellen Sie bei Ausrichtung "Blocksatz" ein, die Gleiderungsebene lassen Sie wie eingestellt.

Die Einzüge links und rechts (rote Box links) sollen auf 0 stehen, der Sondereinzug auf "ohne" - es sei denn, Sie möchten die erste Zeile einziehen. In diesem Fall stellen Sie den Sondereinzug auf "Erste Zeile" und rechts daneben legen Sie fest, um wie viel der Einzug erfolgen soll. Standard sind 1,25 cm. Das steht bereits da.

Der Abstand vor und nach gibt an, wie viel die einzelnen Absätze voneinander entfernt sein sollen. Wollen Sie nur eine geringe optische Trennung, sollten Sie jeweils 6 Pt. mit den kleinen Pfeilen anwählen. Soll der Abstand größer sein, können Sie hier auch 12 oder 18 Pt. davor und danach einstellen oder 18 Pt. davor und 0 Pt. danach. Sie können die Formatvorlage jederzeit ändern. Beginnen Sie jetzt erst einmal mit 6 Pt. vor und nach jeweils. Das ist ein angenehmer Abstand, unserer Meinung nach.

Der Zeilenabstand kann mit dem Auswahlmenü auf "1,5 Zeilen" eingestellt werden.

Bestätigen Sie NOCH NICHT mit OK. Erst muss noch der Zeilen- und Seitenumbruch (oben im Fenster, der 2. Reiter) eingestellt werden.

Im Zeilen- und Seitenumbruch legen Sie fest, wie sich der Text beim Übergang auf die nächste Seite verhalten soll. Zunächst einmal will man sogenannte "Hurenkinder" (einzelne Zeilen am Seitenende) und "Schusterjungen" (einzelne Zeilen am Seitenanfang) verhindern. Diese beiden Begriffe stammen aus dem Druckermilieu. Sie werden durch ein Häkchen bei "Absatzkontrolle" vermieden.

Für den Standartext sind die folgenden drei Kästchen ohne Häkchen zu belassen:

Nicht vom nächsten Absatz trennen: Bei Aktivierung „klebt“ der hier zu formatierenden Textteil stets am nächsten Textteil. Hilfreich bei Überschriften oder Abbildungen oder Tabellenbeschriftungen. Für Standardschrift deaktivieren.

Diesen Absatz zusammenhalten: Der gesamte Absatz wird stets zusammen verschoben. Es gibt keine Umbrüche auf die nächste Seite, der ganze Absatz geht zusammen auf die nächste Seite. Hilfreich bei Zitaten und Literaturangaben. Für Standardschrift deaktivieren.

Seitenumbruch oberhalb: Fügt oberhalb des Textteiles einen Seitenumbruch ein. Hilfreich bei Kapitelüberschriften (Überschrift 1), die fangen oft auf einer neuen Seite an. Für andere Formatvorlagen, auch für andere Überschriften deaktivieren.

Bestätigen Sie jetzt 2x mit OK.

Das Ergebnis kann sich schon sehen lassen: Der Text ist nun in der geforderten Schriftart, im geforderten Zeilenabstand, als Blocksatz und zeigt gleiche Abstände überall (ist Ihnen der Abstand zu klein, können Sie ihn nun ändern. Probieren Sie es aus, bis es Ihnen gefällt).

Allerdings werden einzelne Zeilen auseinander gezerrt. Dies kann vermieden werden, indem man die automatische Silbentrennung einstellt.

Die automatische Silbentrennung ist sicherlich nicht ganz so perfekt, wie man sich das wünschen würde, aber im Großen und Ganzen arbeitet sie gut. In den meisten Richtlinien wird auch verlangt, dass man sie einstellt. 

Sie finden die automatische Silbentrennung unter dem Reiter LAYOUT -> "Silbentrennung". Hier klicken Sie drauf und wählen dann "Automatisch" aus.

So sieht Ihr Text nun gleichmäßig und harmonisch aus. Und zwar alle Textteile, denen Sie die Formatvorlage "Standard" zugewiesen haben. Gehen Sie durch Ihren Text. Es wird Ihnen auffallen, welche Absätze noch nicht mit "Standard" verknüpft sind - sie sehen anders aus.

Auch jetzt können Sie die Formatvorlage zuweisen und zuschauen, wie der Text sofort in die richtige Form springt.