Abbildungs-/Tabellenverzeichnis in Word bearbeiten

Das Abbildungsverzeichnis ist erstellt, aber noch nicht formatiert: Mehrzeilige Abbildungstexte laufen unter die Bezeichnung "Abbildung" in der nächsten Zeile und am Ende laufen sie in die Seitenzahlen hinein. Die Abstände sind überall gleich und man kann die einzelnen Abbildungen mit einem Blick nur schwer voneinander unterscheiden.

Außerdem entspricht die Schriftart und -größe nicht dem Standard (meist Arial oder Times New Roman). Standardschrift in Word ist Calibri.

Die Änderung dieser Zustände bedarf eines kleinen Klick-Halbmarathons. Aber keine Sorge, wir führen Sie, wie immer, Schritt für Schritt durch den Klickdschungel.

Markieren Sie zunächst das gesamte Abbildungsverzeichnis und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste hinein. In der Auswahl klicken Sie (jetzt wieder mit links) auf "Feld bearbeiten".

Im neuen Fenster klicken Sie auf "Inhaltsverzeichnis" (irreführende Bezeichnung, ist aber das Richtige).

Im neuen Fenster klicken Sie auf "Ändern".

Und im wieder neuen Fenster erneut auf "Ändern".

In diesem Fenster können Sie zunächst Schriftart, Schriftgröße und Schriftfarbe ändern. Stellen Sie hier die Werte ein, die Sie auch im Fließtext nutzen (z.B. Arial, 11 Pt., Schriftfarbe schwarz oder "Automatisch").

Gehen Sie dann nach links unten zum Feld "Format" und klicken Sie dort auf "Absatz".

Und es öffnet sich wieder ein neues Fenster. Hier können Sie viele Einstellungen vornehmen.

Ganz oben finden sich 2 Reiter: "Einzüge und Abstände" (in diesem Schritt) und "Zeilen- und Seitenumbruch" (im nächsten Schritt). 

Zunächst der Reiter "Einzüge und Abstände":

Oben finden Sie die Ausrichtung des Textes. Um zu verhindern, dass die Abbildungsbeschriftung langgezogen wird, stellen Sie diese am besten auf "Links" im Auswahlmenü.

Die Einzüge schieben den ganzen Text nach links oder rechts. Links sollte 0 cm stehen, rechts wird nur der Text der Abbildung verschoben. Auf die Seitenzahl hat das keine Auswirkungen, die bleibt ganz rechts stehen. Stellen Sie hier 0,8 cm ein, um zu verhindern, dass der Abbildungstext in die Seitenzahl hineinläuft.

Darunter die Abstände legen den Abstand zwischen den einzelnen Abbildungen fest. Den sollten Sie erst einmal auf jeweils 6 Pt. vor und nach setzen. Wenn Sie wenige Abbildungen haben und großzügiger sein wollen, können Sie auch jeweils 12 oder 18 Pt. einstellen. Wenn Sie viele haben, belassen Sie 6 Pt, sonst erhöht sich schnell die Zahl der Seiten für das Abbildungsverzeichnis. Die Pfeile nach oben oder unten zählen jeweils 6 Pt. mehr oder weniger. Sie können auch selbst eine Zahl dort eintragen.

Der Sondereinzug rechts gibt den Abstand zwischen Abbildungsnummer und Abbildungstext an und sorgt für eine bündige Sortierung des Abbildungstextes bei mehrzeiliger Beschriftung. Legen Sie den Abstand hier auf "Hängend" (Auswahlmenü) und 2,5 cm (rechts davon) fest. Ist er zu groß oder zu klein, können Sie dies jederzeit anpassen. 
HINWEIS: Haben Sie auch ein Tabellenverzeichnis, wirken sich alle hier vorgenommenen Änderungen auch darauf aus. Das Wort "Tabelle" ist kleiner als das Wort "Abbildung". Das führt dazu, dass große Abstände hier viel größere Abstände im Tabellenverzeichnis erzeugen. Sie können NICHT Abbildungs- und Tabellenverzeichnis separat formatieren! Legen Sie diesen Wert also am besten so knapp wie möglich aus. Wenn Ihr Verzeichnis am Ende merkwürdig aussieht, liegt das meist an den Abständen, die Sie im Sondereinzug einstellen. Vermutlich müssen Sie hier etwas herumspielen - welcher Wert geeignet ist, richtet sich nach ihrer Schriftart, Schriftgröße und der Anzahl der Ziffern in Ihren Abbildungsnummern.

Der Zeilenabstand sollte auf "Einfach" stehen. Der verlangte Zeilenabstand von 1,5 in vielen Richtlinien bezieht sich ausschließlich auf den Fließtext, nicht auf Verzeichnisse, Überschriften und alle anderen Textteile!

Bestätigen Sie NOCH NICHT mit Ok, sondern gehen Sie erst zum nächsten Schritt!

Im Reiter "Zeilen- und Seitenumbruch" setzen Sie Häkchen bei "Absatzkontrolle" und "Diesen Absatz zusammenhalten". Der Rest bleibt häkchenlos. Optional können Sie ein Häkchen setzen bei "Silbentrennung unterdrücken", wenn Sie im Verzeichnis keine Silbentrennung haben wollen. Da Ihr Text linksbündig gestellt ist, macht das Sinn.

Bestätigen Sie jetzt alle Fenster mit OK. Sie sind damit einen Moment lang beschäftigt... Am Ende der Klicktirade werden Sie gefragt, ob das vorhandene Verzeichnis geändert werden soll.

Besätigen Sie auch das mit OK.

So sieht nun das fertige Ergebnis aus. Wenn Sie, wie in unserer Anleitung "Abbildungen automatisch nummerien" vorgegangen sind und in den Abbildungsbeschriftungen Tabstops gesetzt haben, stehen alle Beschriftungen ordentlich untereinander. Falls nicht, stehen nur die mehrzeiligen Beschriftungen bündig, die erste Zeile nicht. Ein weiterer Grund für nicht vorhandene Bündigkeit kann ein zuviel gesetztes Leerzeichen NACH dem Tabstop sein.

Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, tun Sie dies ausschließlich im Text, nicht im Verzeichnis! Nach dem erneuten Öffnen der Datei sind Änderungen, die Sie im Verzeichnis selbst manuell vornehmen, weg.

Sie können mit der Tastenkombination "Strg + linke Maustaste" zur entsprechenden Abbildung springen und sie im Text ändern. 

Wie Sie die Änderungen in das Verzeichnis übernehmen, lesen Sie in unserem Tutorial Verzeichnisse aktualisieren.