Tabellen in Word formatieren

Eine Tabelle zu formatieren, ist bei der ersten Tabelle sehr umfangreich. Dazu gehören sagenhafte 18 Schritte!

Es lohnt sich allerdings, denn für alle anderen Tabellen, die noch kommen sollen, kann man dann einfach alle hier erstellten Formatvorlagen nutzen.  

Schritt 1

Sie haben eine Tabelle erstellt oder aus Excel z.B. in Word hineinkopiert. Markieren Sie sie zunächst, indem Sie auf das kleine Kreuz oben links am Tabellenrand klicken.

Nun gehen Sie mit der rechten Maustaste hinein und klicken auf "Auto Anpassen" und dort auf "Größe an Fenster anpassen". So wird die Tabelle an die Seitenränder Ihrer Datei angepasst.

Sobald eine Tabelle markiert ist, öffnen sich oben auch 2 neue Reiter: ENTWURF und LAYOUT. Klicken Sie ENTWURF an und dann den Pfeil nach unten rechts in den "Tabellenformatvorlagen".

Schritt 2

Klicken Sie hier auf "Neue Tabellenformatvorlage" (rote Box im Bild).

Schritt 3

Es öffnet sich ein neues Fenster. 

Geben Sie zunächst einen Namen ein, z.B. "Meine Tabelle".

Anschließend können Sie Schriftart und -größe festlegen. Allerdings werden die nicht immer übernommen. Aus diesem Grund macht es mehr Sinn, in einem weiteren Schritt eine eigene Textformatvorlage dafür zu erstellen.

Legen Sie dann fest, welche Rahmen Sie haben möchten. Wir haben uns hier entschieden, nur oben und unten jeweils seine Rahmenlinie zu setzen. Dazu löschen wir es erst alle Rahmen und klicken anschließend "Rahmenlinie oben" und "Rahmenlinie unten" an..

Bestätigen Sie noch nicht mit OK, sondern gehen Sie zum nächsten Schritt.

Schritt 4

Klicken Sie unten links die "Formate" an und wählen Sie dort "Tabellemeigenschaften".

Schritt 5

Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicken Sie hier rechtsunten auf "Optionen".

Schritt 6

Stellen Sie "Links" und "Rechts" jeweils auf 0 cm. Die Einstellungen zeigen den Abstand des Textes vom Rahmen.

Der hier standardmäßig gewählte Abstand ist zu groß. Die Textabstände lassen sich einfacher in der Textformatvorlage einstellen und auch später ändern. Daher werden sie besser dort eingestellt.

Bestätigen Sie 1x mit OK.

Schritt 7

Gehen Sie dann zum Reiter "Zelle" und stellen Sie ein, ob der Text innerhalb einer Zelle oben, mittig oder unten platziert sein soll. Wir wollen hier, dass alle Textbestandteile bündig oben abschließen.

Bestätigen Sie 2x mit OK.

Schritt 8

Jetzt finden Sie oben in den "Tabllenformatvorlagen" Ihr neues Format "Meine Tabelle". Ihre markierte Tabelle hat auch schon die Änderungen übernommen.

Schritt 9

Markieren Sie nun nur die oberste Zeile mit den Titeln der jeweiligen Spalten.

Im Reiter START finden Sie unter "Absatz" die Rahmenlinien. Geben Sie ihrer Tabelle eine "Rahmenlinie unten".

Schritt 10

Markieren Sie nun erneut Ihre Tabelle, indem Sie das Kreuz oben links anklicken.

Gehen Sie dann im Reiter START auf den kleinen Pfeil nach unten (siehe kleine rote Box rechts).

Schritt 11

Wählen Sie hier "Formatvorlagen übernehmen".

Schritt 12

Im neuen Fenster vergeben Sie einen Namen für die neue Textformatvorlage. Wir haben hier "Tabellentext" eingegeben. 

Bestätigen Sie mit "Neu". Das Fenster schließt sich nicht, daher müssen Sie es aktiv schließen, indem Sie oben rechts das Kreuz anklicken.

Schritt 13

Jetzt wird die neue Formatvorlage geändert. Klicken Sie dafür auf den Pfeil rechts neben dem Wort "Tabellentext" in Ihren Formatvorlagen und wählen Sie hier "Ändern".

Wie Sie die Formatvorlagen aufrufen, können Sie hier  in Schritt 1 finden.

Schritt 14

Im neuen Fenster legen Sie zunächst Schriftart und -größe fest.

Achten Sie darauf, dass unten KEIN Häkchen gesetzt ist bei "Automatisch aktulaisieren".

Schritt 15

Klicken Sie dann unten links auf "Format" und wählen Sie "Absatz". Darin legen Sie nun die Abstände des Textes innerhalb der Tabelle fest.

Schritt 16

Im ersten Reiter "Einzüge und Abstände" arbeiten Sie sich - wie im Bild gezeigt - von oben nach unten durch. Alle Einstellungen, die wir hier beispielhaft vornehmen, haben sich bei uns bewährt. Sie können selbstverständlich auch eigene Vorstellungen hier einfließen lassen und andere Einstellungen vornehmen.

In der gelben Box ganz oben finden Sie die "Ausrichtung". In Tabellen sollte diese auf "Links" stehen. Lassen Sie die "Gliederungsebene" darunter auf "Textkörper" stehen.

Der Einzug (linke rote Box) kann nun genutzt werden, um den Text innerhalb einer Zelle links und rechts vom Rand wegzuhalten. Ein angenehmer Wert ist hier 0,1 cm. 

In der blauen Box legen Sie die Abstände oben und unten fest. Die sollten in einer Tabelle nicht zu groß gewählt werden, um den Text nixht so stark in die Länge zu ziehen. EIn guter Wert ist hier 3 Pt. Die "3" müssen Sie allerdings von Hand eingeben. Mit den kleinen Pfeilen nach oben und unten wird nur in 6er-Schritten gesprungen.

Sondereinzüge (rechte rote Box) sind in Tabellen meist nicht notwendig. Lassen Sie diese auf "ohne".

Den Zeilenabstand können Sie hier auf "einfach" stellen, damit auch dadurch die Tabelle nicht in die Länge gezogen wird. Ein Zeilenabstand von 1,5, wie in vielen Richtlinien für Abschlussarbeiten verlangt, beziehgt sich stets nur auf den Fließtext, nicht auf Tabellen.

Bestätigen Sie noch nicht mit OK, sondern gehen Sie stattdessen zum Reiter ZEILEN- und SEITENUMBRUCH.

Schritt 17

Auch hier können Sie noch diverse EInstellungen vornehmen.

Mit der "Absatzkontrolle" tragen Sie dafür Sorge, dass Sie am Anfang und Ende eines Blattes keine einzelnen Zeilen stehen haben. Dieses Kästchen sollten Sie immer mit einem Häkchen versehen.

Wenn Sie ein Häkchen bei "Nicht vom nächsten Absatz trennen" setzen, wird der mit "Tabellentext" formatierte Textbaustein (die Tabelle) an den folgenden Textabsatz gebunden und beide immer nur zusammen verschoben. Das macht nur Sinn, wenn Sie jede Tabelle stets zusammen auf einem Blatt haben wollen, ohne dass ein Seitenumbruch vorgenommen wird. Dann müssen Sie allerdings nach jeder Tabelle eine Leerzeile lassen, die als Standard formatiert ist. Anderenfalls verbindet sich die Tabelle mit dem gsamten Textabsatz danach. Der ist meist länger als nur eine Zeile und die Tabelle kann wegrutschen auf die nächste Seite.

Mit "Diesen Absatz zusammenhalten" stellen Sie sicher, dass ein Absatz nicht umgebrochen, sondern immer nur zusammen auf die folgende Seite verschoben wird. In Tabellen kann das sinnvoll sein. Wir aktivieren diese Option.

Mit Ihrer Textausrichtung links können Sie, wenn Sie wollen, den Punkt "Keine Silbentrennung" anklicken. Dann wird in Tabellen, nicht jedoch im Fließtext, die Silbentrennung unterdrückt.

Bestätigen Sie 2x mit OK.

Damit haben Sie sowohl Ihre aktuelle Tabelle formatiert als auch die Grundlagen für alle anderen Tabellen geschaffen.

Lesen Sie in den folgenden beiden einfachen Schritten, wie Sie bei anderen Tabellen diese Formate zuweisen, sodass sie die gleichen Merkmale haben.

 

Schritt 18

Markieren Sie Ihre Tabelle, indem Sie auf das kleine Kreuz oben links am Tabellenrand klicken. Dann öffnet sich ein neuer Reiter ENTWURF.

Darin weisen Sie Ihrer neune Tabelle die soeben erstellte Formatvorlage "Meine Tabelle" zu. Jetzt sehen Sie in der Tabelle alle Merkmale, die Sie vorher in der Formatvorlage festgelegt haben.

Schritt 19

Im zweiten Schritt weisen Sie Ihrer Tabelle die Formatvorlage "Tabellentext" zu, die Sie auch soeben erstellt haben.

Markieren Sie in einem letzten Schritt nur die oberste Zeile der Tabelle und geben sie ihr eine Rahmenlinie unterhalb. Wenn Sie möchten, können Sie die Schrift nun z.B. auch fett machen.

Das war es auch schon. So können Sie bei allen neuen Tabellen verfahren.

Im nächsten Schritt können Sie die Tabelle automatisch nummerieren und beschriften.

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